最近仕事が全然終わらなくて…。朝から晩まで働いているのに、タスクが減らないんです
それは典型的な”仕事に振り回されている”状態だね。実は仕事ができる人ほど、自分なりの『ルール』を持っているんだ
自分なりのルール・・・？
そう！自分で決めた『仕事の進め方ルール』。これをやると、実働時間は同じでも2倍のスピードで仕事が進み始めるよ♪
1｜5分で終わることは即処理する
迷う前に手を動かす。後回しはタスクを増やす最大の敵
人間の脳は「未完了のタスク」を頭の片隅に残し続ける性質があります。たった5分の作業でも「後でやろう」と先送りすると、脳のワーキングメモリを無意識に消費し続け、本来集中すべき仕事のパフォーマンスが最大40％も低下することが研究で明らかになっています。
即処理することで、脳のリソースを重要な仕事に100％振り向けることができるのです。
メールの返信とか、ちょっとした作業って『後でやろう』って思っちゃうんだよね
それが罠なんだ！5分ルールを知ってる？
実践のポイント：
- メールの簡単な返信 → その場で送信
- ファイルの整理 → 見つけたその瞬間に
- 会議の日程調整 → カレンダーを見ながらすぐ返答
2｜タスクは抱えず”未完成でも早く渡す”
60％でOK。流れを止めず、次の人に早くボールを渡す。
「早く失敗して、早く修正する」ことが成功への最短ルート。完璧を目指して1週間かけた資料が、実は方向性が違っていた…という経験はありませんか？
60％の段階で共有すれば、軌道修正に必要な時間は半分以下に。結果的に、全体の作業時間を30％削減でき、チーム全体の生産性も向上します。
でも、完璧じゃないと渡すのが申し訳なくて…
その優しさが、実はチーム全体の足を引っ張ることもあるんだよ
60％ルールのメリット：
- 早めのフィードバックで手戻りが減る
- チームメンバーの待ち時間がなくなる
- 完璧主義による燃え尽きを防げる
3｜メールチェックは1日3回だけ
割り込みタスクをシャットアウト。自分のリズムで仕事する
メールなどで作業を中断された後、元の集中状態に戻るまでには時間がかかります。1時間に3回メールをチェックすると、実質、集中した作業時間は無いのとほぼ同じ。
メールチェックの時間を固定することで、”深い”集中時間を確保でき、重要な仕事の質が飛躍的に向上します。
おすすめのタイミング：
- 朝一（9:00）：1日の優先順位を決める
- 昼休み後（13:00）：午前中の連絡を処理
- 退社前（17:00）：明日の準備
メールの通知、オフにしてる？
え！？でも重要な連絡がくるかもしれないし・・・
緊急の用事なら電話が来るよ。メールで緊急連絡する人はいないから大丈夫
4｜朝一で今日のゴールを決める
「今日はこれが終わればOK」1日のゴールテープを自分で作る
人は「明確なゴール」があると集中力が最大化されます。マラソンでゴールが見えない場合と、あと1kmと分かっている場合では、後者の方が圧倒的にパフォーマンスが上がるのと同じ原理。
また、1つの明確なゴールを達成することで脳内にドーパミンが分泌され、翌日のモチベーションにもつながる好循環が生まれます。
ToDoリストは作ってるんだけど…
リストじゃなくて『ゴール』を1つ決めるのがポイント。これさえ終われば今日は合格！って思える仕事を1つだけ選ぶんだ
ゴール設定の例：
- ❌ 「メール返信、資料作成、会議準備…」（リスト型）
- ⭕ 「企画書の第1章を完成させる」（ゴール型）
5｜タスクではなく”時間”に集中する
ポモドーロ式で25分だけ徹底集中。終わらなくても気にしない
人間の集中力の限界は90分、高い集中を維持できるのは25分程度という研究結果があります。「2時間かけて資料を作る」というやり方では、だらだらと作業が長引きがち。しかし「25分でどこまでできるか」という時間制限があると、脳は自動的に効率的な方法を選択し始めます。
基本のサイクル：
- タイマーを25分セット
- 1つのタスクに集中
- 5分休憩
- 4セット終わったら15分の長めの休憩
25分で終わらなかったらどうするんですか？
大丈夫！『もう少しやりたい』くらいの気持ちで止める方が、次の着手のときスムーズに進むんだ
6｜自分の作業予定もカレンダーに入れる
「考える時間」「制作時間」もミーティング扱いで守る
「タイムブロッキング」という手法。「空いた時間に作業する」という受動的な姿勢では、緊急だが重要でないタスクに時間を奪われ続けます。
自分の作業時間を「会議」と同等に扱うことで、本当に重要な仕事のための時間を死守でき、成果物の質も上がります。
カレンダーに入れるべき作業時間：
- 「企画構想タイム」（9:00-10:00）
- 「資料作成」（14:00-15:30）
- 「週次振り返り」（金曜16:00-17:00）
自分との約束も、他人との約束と同じくらい大切にしよう
7｜インプットの量と同じだけアウトプットする
知識は使って初めて自分のものになる。SNS投稿も立派な実践
「ラーニングピラミッド」理論によると、読んだだけの知識の定着率は10％、人に教えると90％まで向上します。たとえ140文字のX投稿でも、自分の言葉で要約する過程で脳内で情報が整理され、記憶として定着。
さらに、アウトプットへの反応から新たな気づきも得られ、知識が「生きた経験」に変わります。月10冊読んで忘れるより、月3冊読んで発信する方が、実務で使える知識は10倍増えます。
本は読むけど、すぐ内容を忘れちゃう…
読んだら即アウトプット！3行でもいいから、学んだことを文字にしてみて
簡単なアウトプット方法：
- X（Twitter）で要約を投稿
- 社内チャットで「今日の学び」を共有
- ブログに「やってみた」記事を書く
8｜デスクトップは毎日リセット
作業環境の乱れは思考の乱れ。毎日”空っぽ”が基本
散らかったデスクトップは、脳に「処理すべき情報がまだある」という誤ったシグナルを送り続け、無意識にストレスを感じさせています。
毎日リセットすることで、朝の脳がフレッシュな状態になり、クリエイティブな発想も生まれやすくなります。実際、この習慣だけで「仕事の効率が30％上がった」という声も。
整理のルール：
- デスクトップには「今日使うファイル」だけ
- 終業時に全てフォルダへ移動
- 朝一番は必ず空の状態からスタート
散らかったデスクトップは、散らかった頭の中と同じ。整理すると思考もクリアになるよ
9｜長く触る道具には投資する
キーボード・マウス・椅子など、「心地よさ」が仕事の質を左右する
人間工学の観点から、不適切な作業環境は集中力を30％低下させ、肩こりや腰痛による不快感が思考力を衰えさせます。良質な道具への投資は、単なる贅沢ではなく「生産性への投資」。
作業環境に投資するだけで、パフォーマンスは向上し、結果的に大きなリターンとなって返ってきます。
投資すべきアイテムの優先順位：
- 椅子：1日8時間座るなら、年間2,000時間の投資
- キーボード：打ちやすさで入力速度が1.5倍に
- マウス：手首の疲労軽減で集中力UP
- モニター：デュアルディスプレイで作業効率40％向上
でも、高いものを買う余裕が…
1日あたりで計算してみて。3万円の椅子も、1年使えば1日82円。コーヒー1杯より安いよ
まとめ：まずは1つから始めてみよう
9つ全部は無理そうだけど、5分ルールなら今日からできそう！
それでいいんだ！1つずつ習慣にしていけば、3ヶ月後には仕事の進め方が劇的に変わるよ
今週試してみるならこの3つ
- 5分ルール：小さなタスクを即処理
- 朝のゴール設定：今日の「これだけ」を決める
- デスクトップリセット：毎日きれいな環境からスタート
【おまけ】GoogleのToDoリストで効率的なタスク管理を
タスク管理にはGoogleのToDoリストツールがおすすめです。期日として日付や時間を登録できるのはもちろん、登録したタスクはGoogleカレンダーにも反映されるため、予定管理と一緒にタスク管理もできます。
ただ、タスクを1個1個登録していくのが面倒…という人のために、タスクを一括登録できる便利ツールを作りました！
無料で配布しているので、ぜひ以下のボタンからサンプルシートをコピーして使ってみてください。
このツールを使えば、スプレッドシートにタスクをまとめて入力して、ボタン1つでタスク登録ができるね！
ぼくたちのXでは、仕事を通して“じぶん”をアップデートする方法を図解で発信しているよ。ぜひフォローして見てみてね！
まとめ：まずは1つから始めてみよう
【おまけ】GoogleのToDoリストで効率的なタスク管理を