Gmailの会話スレッドを一括転記！｜会話履歴をボタン1つでスプレッドシートに記録

お客様とのメールって、後から内容を確認することが多いんだ。

でも、Gmailで探すのは時間がかかるし、もっと簡単に整理できたらいいのになぁ…

それなら、便利な方法があるよ！

ボタン一つで、選んだメールのやり取りをスプレッドシートに自動転記できる
ツールを作ったんだ。

大事な内容を簡単に記録できるし、チームでの共有もラクラクだよ！

※サンプルシートは、コピーして使用してください。

Googleスプレッドシートが開きます

そんなあなたに、Googleスプレッドシートで、
Gmailの会話履歴をスプレッドシートに一括転記する
方法をご紹介します。

当サイトをはじめてお使いの方へ

GAS（Google Apps Script）とは

Googleのサービスを自動化するためのプログラミングツールです。
簡単に自動化が可能で、特別なプログラミングスキルは不要です。

今回は配布している無料のサンプルシートで、Gmailの会話スレッドをスプレッドシートに一括転記する方法をご紹介します。

このサンプルシートでできること

1.  重要なメールを簡単記録
   ・メールの送受信履歴と内容を簡単整理
   ・スレッド単位で、送信元・件名・本文・添付ファイル名を一覧表示
   ・添付ファイルも自動保存
2. わずか5分で設定完了
   ・サンプルシートをコピー
   ・基本情報を入力
   ・ボタン1つで簡単転記

具体的な活用シーン

このサンプルシートは、Gmailの会話履歴を効率的に整理・管理するためのものです。
以下のようなシーンで便利にお使いいただけます。

1.  営業・顧客対応
   ・お客様や取引先とのメール履歴を記録して、円滑なコミュニケーションをサポート。
   ・クレーム対応や問い合わせ履歴を整理して、次回の対応時に役立てる。
   ・営業メールや契約交渉の記録を残して、状況を即座に把握可能に。
2. プロジェクト管理
   ・チームメンバーとの重要なメールのやり取りを、スプレッドシートで一元管理。
   ・進捗確認メールをスレッドごとに一覧化して、やり取りの流れを見逃さない。
   ・プロジェクトごとのメール履歴を保存して、必要な情報に素早くアクセス。
3. 社内共有用の資料作成
   メールのやり取りを簡単に一覧化できるので、社内での情報共有にも便利。
   ・定例会議の資料作成として、関連メールをまとめて一覧表示。
   ・プロジェクト報告書に必要な情報を抽出しやすくなる。
   ・社内全員が同じ情報にアクセスできることで、コミュニケーションロスを防ぐ。
4. 添付ファイルの整理と管理
   ・メールに添付されているファイルをドライブに自動保存できるため、添付ファイル管理の手間が大幅に削減。
   ・契約書や請求書などの重要書類の保存に活用。
   ・複数のスレッドに散らばったファイルを一括管理。
   ・メールを開きながら添付ファイルを探しに行く時間を大幅に短縮。
5. メール削除前のバックアップ
   ・Gmailの容量が不足してきた際に、重要なスレッドをスプレッドシートに保存することで、安心してメールを削除可能。
   ・過去の重要なやり取りを永久保存して、いつでも確認可能。
   ・容量削減しつつ、必要なデータを効率的に管理。

※サンプルシートは、コピーして使用してください。

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実践編①：サンプルシートをコピーして準備

まずは、「サンプルシートを見てみる」をクリックして、自分のGoogleアカウントのマイドライブにコピーを保存しましょう。
※画像は本記事で紹介しているサンプルシートとは異なるシートです。

• サンプルシートを開き、メニューバーの「ファイル」から「コピーを作成」をクリックします。

• ダイアログボックス「ドキュメントをコピー」が開いたら、「コピーを作成」をクリックします。

　「フォルダ」は、デフォルトで「マイドライブ」が設定されています。
　※シートを開いているGoogleアカウントの「マイドライブ」にコピーされます。

• 「マイドライブ」にコピーが作成されました。

実践編②：簡単3STEP

サンプルシートに記載されている「利用手順」や「参考シート」をもとに設定を進めていきま　　しょう。
以下は大まかな流れです。（詳細はサンプルシートをご確認ください。）

• STEP1：Gmailの設定
  1.対象のGoogleアカウントでスプレッドシートを開く
  
  2.Googleドライブの設定
  　・添付ファイル保存用フォルダを作成
  　・フォルダURLからIDをコピー
  　・スプレッドシートのC2セルに入力
  
• STEP2：対象メールの設定
  1.記録したいメールの指定
  　・対象スレッドのIDを取得
  　・スプレッドシートのC3セルに入力
  
• STEP3：メールを転記
  1.必要情報の入力
  　・保存先フォルダID
  　・検索条件
  　・出力先シート名
  
  2.「メール転記」ボタンをクリック
  

よくある質問

Q1. スレッドが取得できない場合は？

　A. 以下を確認してください。
　・スレッドを取得したいGmailのアカウントでログインしているか
　・スレッドIDの入力に誤りがないか

Q2. アプリの承認は必要ですか？

　A. 初回のみ必要です。
　　サンプルシート【参考3】の手順に従って承認してください。

Q3. 添付ファイルが保存されない場合は？

　A. 以下を確認してください。
　　・フォルダIDが正しく入力されているか
　　・ファイルサイズが制限を超えていないか

Q4. エラーが発生した場合は？

　A. 以下の対処をお試しください。
　・シートの再コピー
　・ブラウザの更新
　・入力情報の確認

コピーができたら、サンプルシートに記載された「利用手順」や「参考シート」を見ながら、設定を進めてみてね。
※エラーが出てうまくいかない時は、シートをコピーし直すとうまくいくこともあるよ。

※サンプルシートは、コピーして使用してください。

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