チャットワークのルーム一覧を一括取得|散らかったグループチャットを整理整頓

新人カメ吉

リモートワークでチャットワークを使っているんだけど、ルームが増えすぎて困ってるんだ。

似たような目的のグループチャットが複数あったり、どのルームに投稿すればいいか分からなくなったり…効率的に管理する方法はないのかな?

達人ぴょん吉

それなら簡単な方法があるよ!

APIトークンを設定するだけで、全ルームの情報を一括取得できるGoogleスプレッドシートを用意したんだ。

ルームの目的や使い分けを整理して、効率的なコミュニケーションを実現しよう!

Googleスプレッドシートが開きます

  • ルーム管理の課題
    ・ルーム数が多すぎて把握できない
    ・似たような目的のルームが乱立
    ・投稿先の選択に迷う
  • 情報整理の悩み
    ・ルームの目的が不明確
    ・必要なルームを探すのに時間がかかる
    ・重要な情報の見落とし
  • コミュニケーションの非効率
    ・メンバーが投稿先に迷う
    ・情報が分散している
    ・ルーム間の重複が多い

そんなあなたに、Googleスプレッドシートで
チャットワークのルーム一覧を一括取得する方法
ご紹介します。

当サイトをはじめてお使いの方へ

GAS(Google Apps Script)とは

GASを説明するサムネイル


Googleのサービスを自動化するためのプログラミングツールです。
簡単に自動化が可能で、特別なプログラミングスキルは不要です。

今回は配布している無料のサンプルシートで、チャットワークのルーム一覧を一括取得する方法をご紹介します。

このサンプルシートでできること

  1.  ルーム情報の一括取得
    ・ルームID
    ・チャット名
    ・カテゴリ情報
  2. 効率的な情報管理
    ・ルーム一覧の可視化
    ・目的別の整理
    ・重複ルームの特定
  3. わずか5分で導入完了
    ・サンプルファイルをコピー
    ・APIトークンを設定
    ・一括取得を実行

具体的な活用シーン

  • ルーム整理・統合
    ・類似ルームの統合
    ・目的別カテゴリ分け
    ・アーカイブ候補の特定
  • 投稿ルールの明確化
    ・各ルームの利用目的を定義
    ・投稿ガイドラインの作成
    ・メンバーへの周知
  • 情報管理の効率化
    ・重要ルームの優先度設定
    ・不要ルームの整理
    ・アクセス権限の見直し

実践編①:サンプルシートをコピーして準備

まずは、「サンプルシートを見てみる」をクリックして、自分のGoogleアカウントのマイドライブにコピーを保存しましょう。
※画像は本記事で紹介しているサンプルシートとは異なるシートです。

  • サンプルシートを開き、メニューバーの「ファイル」から「コピーを作成」をクリックします。
②Googleスプレッドシートをコピーする画面
  • ダイアログボックス「ドキュメントをコピー」が開いたら、「コピーを作成」をクリックします。

 「フォルダ」は、デフォルトで「マイドライブ」が設定されています。
 ※シートを開いているGoogleアカウントの「マイドライブ」にコピーされます

  • 「マイドライブ」にコピーが作成されました。
④自分の「マイドライブ」にコピーが作成された画面
自分の「マイドライブ」にコピーが作成された画面

実践編②:簡単3STEP

サンプルシートに記載されている「利用手順」「参考シート」をもとに設定を進めていきま  しょう。
以下は大まかな流れです。(詳細はサンプルシートをご確認ください。)

  • STEP1:サンプルシートの準備
    1.「サンプルシートを見てみる」をクリック
    2.スプレッドシートをマイドライブにコピー(詳しくはこちら
  • STEP2:APIトークンの設定
    1.チャットワークでAPIトークンを発行
    2.「ルーム一覧取得」シートを開く
    3.APIトークンを入力欄に貼り付け
  • STEP3:一括取得の実行
    1.「ルーム一覧取得」ボタンをクリック
    2.アプリの承認を実施(初回のみ)
    3.「ルーム一覧」シートで結果を確認

よくある質問

Q1. APIトークンの発行方法がわかりません。

A. 【参考1】APIトークンの発行方法のシートで、画像付きで詳しく解説しています。

Q2. 「アプリの承認が必要です」と表示されました。

A. 【参考2】アプリの承認方法のシートに従って、初回のみ承認手続きを行ってください。

Q3. エラーが発生した場合は?

A. 以下の対処で解決することが多いです。
 ・シートを再度コピーする
 ・ブラウザをリフレッシュする
 ・APIトークンの再確認

達人ぴょん吉

コピーができたら、サンプルシートに記載された「利用手順」や「参考シート」を見ながら、設定を進めてみてね。
※エラーが出てうまくいかない時は、シートをコピーし直すとうまくいくこともあるよ。

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