Googleフォームで集めたアンケート結果、気づけばスプレッドシートの中で埋もれてしまっていませんか？
せっかくの情報も整理されないまま放置してしまうと、採用や業務アサインの判断を誤る原因となり、チームの成長機会を逃すことにつながります。
しかし、Googleスプレッドシート・GAS（Google Apps Script）・Googleドキュメント・NotebookLMを組み合わせれば、回答結果を自動的に整え、検索性の高い「人材データベース」として活用できるようになります。
本記事では、ひとり社長や小規模チームのバックオフィス担当者に向けて、無料テンプレートを使った最適な仕組み化の方法を解説します。
「情報整理が苦手…」「採用やタスクの割り振りで迷う…」「過去の回答を探すのが面倒…」という悩みを持つ方は、ぜひ参考にしてください。
安心して！ここで紹介しているサンプルシートを使えば、誰でも簡単に仕組み化することができるよ♪
Googleフォームのアンケート結果を採用・アサインに活用
Googleフォームは誰でも手軽にアンケートを収集できる便利なツールですが、多くの小規模事業者やひとり社長にとって「集めたまま放置」されがちな存在です。
その結果、せっかく得た回答データがスプレッドシートの奥底で眠り続け、採用や業務アサインに役立てられないという問題が生まれます。
しかし、アンケート結果を“見える化”して活用可能な形に整理すれば、意思決定の精度が大幅に向上します。
特に、少人数のチームほど一人ひとりのスキルや稼働状況を正しく把握することが重要です。
アンケートって集めたら終わりって思ってたよ…
もったいないよ！使い方次第で“情報資産”に変わるんだ🐇
情報整理の課題と「使い捨てアンケート」のもったいなさ
多くの小規模事業者が抱える悩みのひとつに、「集めた情報が整理できずに埋もれてしまう」という課題があります。
Googleフォームで収集したアンケート結果も例外ではなく、スプレッドシートの中で行数が増えるばかりで、有効活用できないケースが少なくありません。
そのままでは「せっかくの回答が機会損失」につながり、採用判断やタスクアサインにおける貴重なデータを見逃してしまいます。
アンケートは“集めて終わり”の使い捨てツールではなく、回答を整理して蓄積すれば「人材情報データベース」として再利用可能です。
さらにNotebookLMのような検索性の高いツールと組み合わせれば、過去の情報を即座に引き出すことができ、日常業務に直結する意思決定を支える役割を果たします。
ぼくのフォーム回答の情報もどこかに埋もれたままだ…
整理して活かせば、ちゃんと役立つ資産になるよ！
ひとり社長・小規模チームにこそ必要な“見える化・効率化”とは
小規模チームやひとり社長にとって、業務情報の「見える化」は大企業以上に重要です。人員が限られるため、誰がどのスキルを持ち、どのくらいの時間を割けるのかが曖昧になると、タスクの重複や抜け漏れが発生しやすくなります。
特にバックオフィス業務を兼任している場合、「情報が散在し、チーム全体が状況を把握できない」という問題が頻発します。Googleフォームとスプレッドシートの連携にGASやNotebookLMを組み合わせれば、回答を自動的に整理し、一元管理できるようになります。
結果として、アサインするスピードが向上し、業務の属人化も解消されます。小規模組織にこそ、情報を見やすく、すぐに活用できる形で整理する仕組みが必要なのです。
人数少ないから、まあ何とかなるかなって思ってたよ…
逆だよ！少人数だからこそ“情報の見える化”が命綱なんだ。
人材・スキルのデータベースになる
Googleフォームの回答は、デフォルトでスプレッドシートに自動連携されます。確かに一覧として確認するには便利ですが、回答数が増えるにつれて「情報が散在する」「必要な内容をすぐに見つけられない」といった課題がでてきます。
そこで効果を発揮するのが、NotebookLMです。NotebookLMを使えば、回答内容を自然言語で検索し、必要な情報を瞬時に引き出せます。ただし利用するには、回答をスプレッドシートのままではなく、Googleドキュメント化する必要があるのです。
これは2つの大きなメリットを持ちます。
ひとつはNotebookLMが扱える形式がGoogleドキュメントであること、もうひとつは各回答を個別のファイル化することで情報ソースと回答内容を正しく紐付けられる点です。これにより誤情報の混在を防ぎ、正確で信頼できる人材データ基盤を構築できるのです。
スプレッドシートだけじゃダメなの？
ドキュメント化すれば、NotebookLMが“正しい答え”をすぐ返してくれるんだよ🐇
NotebookLMを使った質問形式の検索機能を作ろう
Googleフォームの回答をただ集めるだけでなく、検索可能な形にすることがポイントです。その鍵を握るのが、GoogleのAIツール「NotebookLM」です。
NotebookLMを使えば、複数のドキュメントに蓄積した情報をもとに「動画編集ができるメンバーは？」「週10時間稼働できる人は誰？」といった自然言語の質問に即答してくれます。
従来のスプレッドシートの検索機能とは異なり、データを直接探す手間を省き、質問するだけで必要な答えを引き出せるのが最大の特徴です。
ここでは、NotebookLMを導入して人材情報を「会話で引き出せるデータベース」に変える方法を3ステップで解説します。
- NotebookLMとは？できること・導入手順の概要
- テンプレートに回答データを読み込ませる方法
- 自然言語で「得意分野」や「希望稼働時間」を即答させる設定
この仕組みを整えることで、アンケート結果が「情報の山」から「意思決定を支える検索可能な知識資産」へと進化します。
質問したらすぐ答えてくれるなんて、まるで秘書みたいだね！
そうそう！NotebookLMは小規模チームの“AI秘書”なんだよ🐇
①NotebookLMとは？できること・導入手順
NotebookLMは、Googleが提供する文書ベースのAIアシスタントです。複数のドキュメントを読み込み、それをもとに自然言語の質問に回答してくれるのが最大の特徴です。
導入も簡単で、Googleアカウントさえあれば無料で利用可能です。最初にNotebookLMのサイトへアクセスし、参照したいGoogleドキュメントを追加するだけで環境が整います。
シンプルな手順で始められるため、ITが苦手なひとでも安心して導入できます。
インストールも必要ないの？
必要ないよ！Googleアカウントがあれば、ブラウザで簡単に登録して使うことができるよ♪
②NotebookLMにGoogleフォームの回答を読み込ませる方法
NotebookLMのアカウントを作成したら、まず「ノートブックを新規作成」をクリックします。
続いて「ソースを追加」から「Googleドキュメント」を選択し、対象となるファイルを指定します。
このとき、直接ドキュメントのタイトルを選択する方法と、URLを入力して追加する方法の2種類があります。チーム全体で使う場合は、あらかじめ専用フォルダに回答ドキュメントをまとめておくと、一括で登録できるため管理がスムーズになります。
フォームの回答を1個ずつドキュメントにしていくの、めんどくさくない？
ここで紹介しているサンプルシートを使えば、一瞬でできるんだよ！安心して♪
③自然言語で「この人の得意分野は？」など即答してくれる
NotebookLMを使えば、アンケート回答をただのデータではなく「会話で引き出せる知識資産」として活用できます。設定が完了すれば、「この人の得意分野は？」「週10時間働ける人は？」といった自然言語の質問にNotebookLMが即答してくれるようになります。
人材アサインやスキル検索の効率が飛躍的に向上するのです。
えっ、質問するだけで答えてくれるの！？
そうだよ！NotebookLMに入れておけば、まるで人材データAIみたいに使えるんだ♪
Googleフォームの回答別にドキュメントを自動生成するには？
問題は、Googleフォームで集めた回答をスプレッドシートに一覧化するだけでなく、どうやって「回答者ごと」にドキュメント化するか、という点です。
たとえば、ぼくがフォームに回答した場合、「ぴょん吉」というファイル名で、回答一覧をGoogleドキュメントに自動転記してほしいんだよね。
もしスプレッドシートから1件ずつコピペしてドキュメントを作るとなれば、手間がかかりすぎて現実的ではありません。
そこで役立つのが、私たちが用意したサンプルシートです。このツールを使えば、Googleフォームの回答を一括で処理し、回答者ごとに自動でGoogleドキュメント化できます。
設定も非常にシンプルで、フォームと連携されているスプレッドシートID（簡単に確認可能）と、Googleドキュメントの保存先フォルダURLを入力するだけ。
これならぼくでも数分でできちゃいそう♪
詳しい手順はサンプルシートに書いてあるよ！
※サンプルシートは、コピーして使用してください。
採用や業務アサインへの具体活用シーン
Googleフォームのアンケート結果をドキュメント化し、NotebookLMで検索可能な形にすれば、実際の業務で大きな効果を発揮します。
特に小規模事業者やひとり社長にとっては、「人材のスキルや稼働状況を把握する」「適材適所で業務を割り振る」といった課題を解消できる点が大きなメリットです。
ここでは、採用やチーム運営の現場で役立つ具体的な活用シーンを紹介します。
- 応募者のスキル確認に活かす
- チーム内の役割分担をスムーズにする
- 過去回答を振り返って成長や変化を確認する
これらを実現することで、属人的な判断から脱却し、データに基づいた透明性の高い意思決定が可能になります。特に「誰がどんなスキルを持ち、どんな働き方を希望しているのか」がすぐに分かるようになるため、採用の質やアサインの精度が大幅に向上します。
案件相談がきたとき、メンバーのスキル確認をするのにいつも時間がかかってたんだ。
この方法なら、一瞬でメンバーのアサインができるね♪
※サンプルシートは、コピーして使用してください。
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まとめ：Googleフォームアンケートの活用で業務効率を手に入れよう
Googleフォームは、単なる「アンケート回収ツール」ではなく、小規模事業者にとって強力な経営支援ツールへと進化させることができます。
スプレッドシートに集計された回答をGASで自動ドキュメント化し、NotebookLMに読み込ませれば、採用・業務アサイン・人材データベースの構築に直結する「検索可能な情報資産」に変わります。これにより、従来のように回答を探す手間や判断ミスに悩まされることなく、データに基づいた透明性のある意思決定が可能になります。
本記事で紹介しているサンプルシートを利用すれば、ITスキルに自信がない方でもすぐに取り組めます。今日からぜひ、自社のフォーム運用を効率化し、検索可能な知識資産を手に入れてください。
やっとぼくのアンケート結果も活かせそうだ！
そうだね！もう“埋もれるデータ”とはお別れだよ♪
※サンプルシートは、コピーして使用してください。
Googleスプレッドシートが開きます
おまけ：【slackユーザー】フォームの回答をリアルタイムで自動転送する方法
Googleフォームで回答を集めたとき、「いち早くチームで共有したい」というニーズも多いはずです。そんなときに役立つのが、Slackとの自動連携です。
GASを使えば、フォームに新しい回答が届くたびに、指定したSlackチャンネルへ即時通知する仕組みを作れます。これにより「誰が新しく回答したのか」「どんな内容が追加されたのか」をチーム全員がリアルタイムで把握でき、対応スピードが格段に上がります。
さらに、通知時に情報を整形して送信すれば、見やすく分かりやすい形で共有できるため、情報の混乱も防げます。
NotebookLMやドキュメント化と組み合わせれば、「蓄積と検索」に加えて「即時共有」も実現できるのです。小規模事業者にとって、スピード感のある情報共有はチームの生産性を大きく左右します。
回答が来た瞬間にSlackで見れるなんて便利だね！
そうだよ！スピード勝負の小規模チームにはピッタリなんだ。
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Gooleフォームで回答を集めても、知りたい情報をスプレッドシートで探すのに毎回時間かかっちゃうんだよね…