それなら簡単な方法があるよ！
Googleドライブの共有ファイルを一覧化するツールを作ったんだ。
誰がどのファイルを共有してるかが一目でわかるし、ファイルのオーナーならメンバーの権限もシート上で変更や削除が出来ちゃうよ。
設定は5分で完了！簡単だから、ぜひ試してみて！
※サンプルシートは、コピーして使用してください。
Googleスプレッドシートが開きます
こんな悩みありませんか？
そんなあなたに、Googleスプレッドシートで、
Googleドライブ内の共有ファイルと、各ファイルの共有情報を一覧化する方法をご紹介します。
GAS（Google Apps Script）とは
GAS（Google Apps Script）は、Googleが提供するJavaScriptベースのスクリプト言語です。
これを活用すれば、Googleスプレッドシート、Gmail、Googleドライブなど、普段利用しているGoogleサービスをカスタマイズして、より便利に使うことができます。
今回は配布している無料のサンプルシートで、Googleドライブ内の共有ファイルを一覧化し、各ファイルの共有情報を一覧化する方法をご紹介します。
主な機能：このサンプルシートでできること
Googleドライブ内の共有ファイルと、各ファイルの共有情報を一覧化することで、管理業務の効率が向上します！
- Googleドライブ共有ファイルの一覧化
- ドライブ内の共有ファイルを一括で取得
- ファイル名・URL・共有者情報を自動表示（※画像参照）
- 編集者・閲覧者ごとの権限を詳細に確認
- 簡単な権限編集(※ファイルのオーナーのみ)
- 共有メンバーの編集権限や閲覧権限を一括変更
- 必要に応じてメンバーを削除可能
- シート上で完結する簡単操作
- わずか5分で導入完了
- サンプルシートをコピー
- フォルダIDを入力
- ボタン1つで一覧化＆共有設定管理を開始
※基本的に、無料アカウントでも有料アカウント（Google Workspace）でも、このサンプルシートを利用することが可能です。
但し、注意点もありますので、詳しくはよくある質問をご確認ください。
具体的な活用シーン
このサンプルシートは、Googleドライブ内の共有ファイルと、各ファイルの共有情報を一覧化し、シート上で共有設定の変更が簡単に行える便利なツールです。
- プロジェクトの管理を効率的に行う
- ファイルの整理：プロジェクトで使用する共有ファイルを一目で確認が可能
- アクセスの管理：メンバーの権限を瞬時に把握、必要な人に必要な権限をスムーズに付与可能
- 情報セキュリティの向上
- 共有状況を可視化：誰とどのファイルを共有しているか一覧で確認が可能
- 権限の見直し：不要な共有設定を簡単に削除・変更が可能
- 業務効率をアップ
- 管理作業にかかる工数を削減：ファイル毎に手作業で行う確認・変更作業を一括で行う
- 即時確認：共有状況をワンクリックで把握できる
※サンプルシートは、コピーして使用してください。
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実践編①：サンプルシートをコピーして準備
まずは、「サンプルシートを見てみる」をクリックして、自分のGoogleアカウントのマイドライブにコピーを保存しましょう。
※画像は本記事で紹介しているサンプルシートとは異なるシートです。
「フォルダ」は、デフォルトで「マイドライブ」が設定されています。
※シートを開いているGoogleアカウントの「マイドライブ」にコピーされます。
実践編②：簡単2STEP
サンプルシートに記載されている「利用手順」や「参考シート」をもとに設定を進めていきま しょう。
以下は大まかな流れです。（詳細はサンプルシートをご確認ください。）
これだけで共有ファイルの管理がスムーズに！誰でも簡単に使える仕組みです！
よくある質問
Q1. ファイル情報の取得ができない、または途中で終わる場合は？
A. 以下のような場合は、ファイル情報が取得されません。
①取得するファイル数が100件に到達すると一度停止する仕組みになっています。
100件を超える場合は、再度ボタンをクリックすると、続きからファイル情報が取得できます 。
②ファイルに共有者がいない場合は、ファイル情報は取得されません。
Q2. アプリの承認は必要ですか？
A. 初回のみ必要です。
サンプルシート【参考2】の手順に従って承認してください。
Q3. 共有設定の変更ができない場合は？
A. サンプルシートを開いているアカウントが、設定を変更したいファイルのオーナーであることを確認してください。
Q4. 実行シートに数字（例：100）が表示される場合は？
A. これは処理の進捗状況を示しています。
表示される数字は処理済みのファイル数です。処理が完了すると自動で更新されます。
Q5. 無料アカウントと有料アカウントで使える範囲は異なりますか？
A. 基本的に、無料アカウントでも有料アカウント（Google Workspace）でも、このサンプルシートは利用可能です。ただし、以下の点に注意してください。
- 有料アカウント（Google Workspace）の特徴:
有料アカウントの場合、共有ドライブでの権限管理が細かく設定可能です。ただし、上階層でフォルダごと権限を付与している場合、そのフォルダ内のファイルやフォルダの権限を「下げる（ダウングレードする）」ことはできません。このため、共有ドライブの権限設定には注意が必要です。 - 無料アカウントの制約:
無料アカウントでは、共有ドライブ内のファイルを操作する場合、そのファイルが個別に共有されている必要があります。共有ドライブ内で個別に共有されていないファイルにはアクセスできません。 - 権限による制限:
このサンプルシートでの操作は、対象ファイルに付与された権限（編集者や閲覧者など）によって左右されます。ファイルへの権限(オーナー権限)がない場合は操作できません。
Q6. エラーが発生した場合は？
A. 以下の対処をお試しください。
・サンプルシートの再コピー
・ブラウザの更新
・入力情報の確認
まずはサンプルシートをコピーして、利用手順や参考シートを見ながら、設定してみてね。
きっとあたなの仕事もぐっと楽になるよ！
※サンプルシートは、コピーして使用してください。
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Googleドライブの共有ファイル、正直めちゃくちゃ管理しづらいんだよね。
誰に共有されてるのか、どのファイルがあるのか全然わからなくて…。
特にチームでプロジェクトを進めてる時は、共有状況の把握が本当に大変なんだ。