現代の生活では、仕事、家事、プライベートなど、毎日こなすべきタスクが溢れています。それらをすべて頭の中で覚えておこうとすると、重要なことを忘れてしまったり、思考が混乱して効率が下がったりする原因にも・・・。
そんな時は、タスク管理をうまく行い、タスクを外部に書き出すことで、頭の中を整理し、スムーズに仕事を進めることができます。
そこで、手軽にタスク管理を始めたい方におすすめなのが、Googleが提供する「Googleタスク」。このツールはシンプルで使いやすく、初心者でもすぐに活用でき、日々のタスク管理に非常に役立ちます。
- Gmail ToDoリストとは？
- Gmail ToDoリストの基本的な使い方mail ショートカットを日常業務で活用するコツ
- Googleの他のサービスとの連携方法
- Google Todoリストをもっと便利に使うコツ
- YKIメンバーのGoogle Todoリスト活用術
- まとめ
Gmail ショートカットとは？
Google Todoリストは、Googleが提供する無料のタスク管理サービスです。Googleアカウントを持っていれば、誰でも簡単に使えるツールで、次のような特徴があります。
- GmailやGoogleカレンダーとの連携：Googleの他のサービスと連携することができ、タスクを簡単に追加したり、カレンダーに表示することが可能。
- どこからでもアクセス可能：スマートフォンやパソコンから、インターネットを通じていつでもアクセスでき、どのデバイスでもタスクの状態が自動同期される。
- シンプルでわかりやすい：直感的に使いやすく、誰でも簡単にタスクを追加したり、編集することができる。
Google Todoリストの基本的な使い方
Google Todoリストでは、簡単にタスクを追加することができます。
パソコンでの操作
- Gmailを開く
- Gmailを開いたら、画面の右側にある「ToDoリスト」のアイコンをクリックします。（Gmailの右側に小さく表示されている青くて丸いアイコン）
- タスクを追加する
- ToDoリストを開いたら、「タスクを追加」をクリックします。新しいタスクを追加するための入力欄が表示されるので、そこにタスク名を入力。（例：「会議の準備」「買い物に行く」）
- 期限や詳細を設定する（必要に応じて）
- タスクに期限を設定したり、詳細を追加したりすることもできます。（タスクをクリックすると、詳細を入力する欄が表示される）
動画で見るとわかりやすいかも！（約20秒）
スマートフォンでの操作：
- Google ToDoリスト アプリを開く
- スマートフォンに「Google ToDo リスト」アプリをインストールしておきましょう。アプリを開いたら、画面下にある「＋」ボタンをタップ。
- タスク名を入力する
- 入力欄にタスク名を入力します。（例：「資料作成」「電話をかける」など）
- 期限を設定する（必要に応じて）
- 必要に応じて、タスクの期限を設定できます。
タスクの管理方法
Google Todoリストでできるタスクの操作は以下のとおりです。
- タスクを完了：タスクが終わったら、タスク名の横にあるチェックボックスをクリックすることで、そのタスクが完了したことを簡単にマークできます。
- タスクを編集：完了していないタスクをクリックすると、タスクの詳細を編集することができます。タスク名を変更したり、期限を再設定したりできます。
- 繰り返しタスクを設定する：毎週や毎月行うタスクは、繰り返し設定を使うことで自動的に繰り返されるようにできます。
Googleの他のサービスとの連携方法
Google Todoリストは、Googleの他のサービスと連携することで、さらに便利に使えます。
Gmailとの連携
- メールからタスクを作成
- Gmailを使っているときに、重要なメールをタスクとして追加することができます。メールを開き、左上の「ToDoリストに追加」ボタンをクリックすると、そのメールの件名がタスクとして自動的に追加されます。（Gmailへのリンクも自動で添付されます）
チェックのアイコンがない場合は、縦３つのドットをクリックすると出てくるよ。
Googleカレンダーとの連携
Googleカレンダーと連携すると、Todoリストに設定したタスクがカレンダーにも表示されます。
- Googleカレンダーを開く
- Googleカレンダーを開くと、期限として設定した日付の下にタスクが表示されます。
- スケジュールのタイムラインに表示
- タスクの期限に時刻を登録すると、Googleカレンダーのタイムラインに予定と一緒に表示されます。
タスクの時間を設定しない場合は日付の下にまとめて表示されるよ！
タスクの時間を設定するとタイムラインに表示されるんだね！
これなら予定の一部としてタスクが表示されるからわかりやすい〜！
Google Todoリストをもっと便利に使うコツ
Google Todoリストを使いこなすためのコツを紹介します。
タスクの優先度を設定
- 重要なタスクに星印をつける：重要なタスクには、星マークをつけて目立たせることができます。これにより、優先して取り組むべきタスクが一目でわかります。
- タスクの並び替え：リスト内でタスクをドラッグして並び替えることで、優先順位が管理できます。
リストの活用
- プロジェクトごとにリストを分ける：複数のプロジェクトを進めている場合、プロジェクトごとにリストを作って管理すると便利です。
- 仕事用と個人用を分ける：仕事のタスクと家庭や趣味のタスクを分けることで、整理整頓できます。
YKIメンバーのGoogle Todoリスト活用術
会議準備や資料作成の締切管理
仕事でフル活用。期限を設定して漏れなくタスクをこなす！
- 会議資料の作成やアジェンダの準備をタスクとして登録。
- 各タスクに期限を設定し、Googleカレンダーと連携することで、締切を見逃すことなくスケジュールに組み込める。
家事のスケジュール管理
家庭と仕事の両立は大変。家事タスクも一緒に管理！
- 買い物リストや掃除の予定などをタスクとして登録。
- 繰り返しタスクを設定すれば、毎週決まった家事が自動的にリストに追加されて便利！
学習計画の作成
期限を設定して、目標に向けて着実にスキルアップ！
- 勉強したいものや読書リストをタスクとして登録。
- 時間を設定して、カレンダーの予定と一緒に表示。
ちなみにチームでも活用できるよ！
共同タスクの管理：
- Google ToDoリストは基本的に個人用のツールですが、Google Workspaceを活用すればメンバー間でタスクの共有が可能。
- 共有したタスクを通じて進捗状況をリアルタイムで確認でき、チームの効率が向上。
YKIではこれらの方法を日常的に取り入れ、仕事とプライベートの両面で効率的なタスク管理を行っています。
まとめ
Google Todoリストは、シンプルで使いやすいタスク管理ツールです。GmailやGoogleカレンダーとの連携、サブタスク機能、繰り返しタスクの設定など、豊富な機能を活用することで、日々の仕事やプライベートのタスク管理がより効率的に行えます。
今まで使ったことのない人でも、直感的に使える設計になっているので、今回紹介した使い方やコツを参考に、ぜひ日々の生活に取り入れてみてください。頭の中が整理されることで、ストレ
時間を有効活用し、本当に大切なことに集中できる毎日を手に入れようね！
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